Come importare dalla Cina senza grane: la documentazione che ti serve

Oggi parliamo di importazione. O, per essere più specifici, di come importare da extra Unione Europea senza avere problemi con la documentazione relativa alla sicurezza dei prodotti.

Ci sono moltissimi imprenditori che importano prodotti provenienti da Paesi orientali, ad esempio la Cina, per rivenderli poi nell’Unione Europea. Si tratta di commercianti molto capaci, che riescono a trovare ottimi prodotti al giusto prezzo e che poi li sanno valorizzare e vendere nel mercato europeo. Il problema è che spesso gli importatori ignorano le norme relative a quel prodotto.

Loro sanno selezionare la merce, ma poi non sanno capire se è conforme o meno alle regole comunitarie. Si fidano troppo dei costruttori cinesi (o vietnamiti, o americani, o australiani…) e poi si trovano nei casini alla dogana.

Vediamo allora come agire per tutelarti se sei un importatore che opera con prodotti extra-europei.

Test report

Come scremare i buoni fornitori da quelli che ti daranno problemi? Il primo passo è chiedere i test report.

Il test report è un file pdf composto di solito da 20-30 pagine con cui puoi vedere se il prodotto è stato sottoposto a dei test secondo una certa norma. Tra le più comuni ci sono la CEI EN ISO 60204-1 e la IEC 60335 sul rischio elettrico, ma naturalmente tutto dipende dal prodotto che hai in mano.

Un fornitore cinese abituato a vendere in Europa o anche negli Stati Uniti di solito ha già fatto quei test perché sa che senza quelli non può esportare. I test report vanno eseguiti presso dei laboratori cinesi accreditati CNAS – che è l’equivalente cinese di ACCREDIA – e hanno valore anche in Europa.

Basta quindi avere i test report per andare tranquilli? Non proprio.

Purtroppo l’imbroglio è sempre dietro l’angolo. Ci sono, ad esempio, fornitori che fanno copia-incolla da altri test e ti girano un report falso, non riferito al prodotto che stai importando. Oppure viene fatto il test su un campione che è simile ma non esattamente uguale al prodotto.

Quindi come si fa? Bisogna capire a quali norme fa riferimento il prodotto che stai importando, e sulla base di queste controllare il test report che ti viene fornito.

I test report non sono obbligatori in senso stretto. Però se al controllo doganale le carte del tuo prodotto non convincono, è molto probabile che ti venga richiesto il fascicolo tecnico. E il fascicolo tecnico di un importatore è essenzialmente costituito dai test report, perché è con quelli che si fa la valutazione del rischio. Quindi no, i test report non sono obbligatori, ma in caso di controlli sono lo strumento che ti toglie dai guai.

Problemi documentali e blocchi doganali

Come ho spiegato già in un precedente articolo (Merci bloccate in dogana? Forse è colpa del regolamento 2019/1020…), a luglio 2021 è entrato in vigore il nuovo regolamento 2019/1020 che ha un forte impatto sui controlli doganali.

Questa nuova normativa dice, in pratica, che le dogane possono bloccare i prodotti se la documentazione non convince i funzionari incaricati. In questi casi parte la segnalazione al MISE, e intanto i prodotti se ne stanno fermi un mese in attesa della risposta… un mese in cui l’importatore deve pagare il fermo doganale!

Dall’entrata in vigore di questo regolamento ho notato che i controlli doganali sono diversi e un pochino più severi di quanto non fossero prima. Ad esempio se l’ispettore doganale vede delle scritte in cinese sul prodotto può dire: “Sai che c’è? Io non mi fido. La segnalo al MISE e poi decideranno loro cosa fare”.

Ma che documentazione dovrebbe avere il prodotto? Eh, dipende da cosa richiede la normativa.

Non tutti i prodotti hanno bisogno della certificazione CE, ad esempio. Qualche giorno fa ad un mio cliente è stata fermata in dogana una scala, una scaletta classica a tre gradini di quelle che si usano normalmente in casa.

Per le scale non è richiesto il marchio CE, devono però fare riferimento alla norma tecnica 131. Cosa avrebbe dovuto fare, quindi, il fabbricante?

• Una dichiarazione di conformità alla direttiva sulla sicurezza generale dei prodotti
• Dichiarare l’adesione alla norma 131
• Allegare un test report
• Inserire sulla scala una targhetta con indicazione dell’altezza massima a cui salire, del peso retto dalla scale, nonché i dati del costruttore (come previsto dalla norma 131)

Invece il produttore cinese della scala in questione aveva messo la certificazione CE sulla dichiarazione di conformità e non aveva inserito la targhetta. In dogana hanno visto la documentazione, si sono insospettiti e hanno bloccato il prodotto.

Attenzione, questo non vuol dire che la scala fosse necessariamente di bassa qualità o non sicura. Semplicemente le carte non andavano bene. La colpa, però, è dell’importatore. Eh sì, perché tu importatore non puoi pretendere che il fornitore cinese conosca tutta la normativa europea! Sei tu che lo devi guidare. Anche perché in caso ci fossero problemi saresti tu a risponderne civilmente e penalmente.

Ti ricordo, infatti, che le norme europee scaricano la responsabilità della sicurezza dei prodotti importati proprio sulle spalle dell’importatore, che si assume di fatto gli oneri di un fabbricante. Insomma, della merce che importi ne rispondi proprio come se l’avessi costruita tu in prima persona. E sì, questo vale anche se sulla marcatura CE non compare il tuo nome, quindi non tentare di fare il furbo…

Torniamo ai nostri controlli documentali in dogana. Cosa succede se viene rilevata una merce o una documentazione non conforme?

Diciamo che la dogana fa partire il controllo. L’interlocutore degli ispettori doganali di solito è lo spedizioniere, non l’importatore, quindi allo spedizioniere bisogna fornire tutta la documentazione necessaria. Il controllo documentale avverrà sulla base delle regole del singolo prodotto. Se gli ispettori non sono convinti dai documenti guardano il prodotto, fanno le foto e poi parte la segnalazione al MISE.

A quel punto possono aprirsi varie strade. Se stai importando un macchinario industriale enorme, ad esempio, potrebbero fartela stoccare nel tuo magazzino e tu potresti proporti di sistemare e dimostrare che la marcatura CE è a posto.

Se invece hai un carico diverso, ad esempio uno stock di giocattoli, potrebbe essere mandato a fare dei test presso i laboratori convenzionati con le dogane per verificare se è conforme alle normative citate dentro la documentazione. Qualora i test siano negativi, la merce viene rimandata indietro o distrutta. Stoccaggio, test, spedizione e distruzione sono tutti a spese dell’importatore.

Capisci bene che, in una situazione del genere, l’importatore si trova tra l’incudine e il martello. Non solo non gli arriva la merce, ma in più deve spendere senza avere nessun controllo sul flusso in uscita perché naturalmente non può trattare sui prezzi.

Forse ora tu starai dicendo: Ok, ma quante probabilità ci sono di venire controllato? A me non è mai successo…

Certo, perché le dogane lavorano a campione, anche se in alcuni periodi fanno delle “campagne” su certi prodotti. A determinare i controlli è un sistema algoritmico che si chiama Serpico. Anche io ho clienti che non erano mai stati controllati in anni e anni che facevano importazione, però quando capita arriva la batosta.

Il problema vero è che spesso le aziende scoprono come funzionano i controlli in dogana solo quando si trovano effettivamente nei guai, e solo allora si rendono conto di avere le carte fatte male.

Leggi anche: Importare dalla Cina? Ecco ciò che devi sapere per farlo senza problemi

Strategie di prevenzione e tutela

Da importatore come puoi fare a tutelarti? Beh, devi conoscere le regole del gioco. In altre parole devi fare un lavoro di studio preventivo sulla merce che importi.

Stai importando una linea industriale, dei giocattoli, delle mascherine? Allora devi conoscere la normativa riferita a quel prodotto, devi sapere a chi venderai il prodotto e con quale destinazione d’utilizzo. Sulla base di queste informazioni puoi guidare il produttore cinese a darti le carte giuste e a fare i test giusti per non avere problemi in dogana.

Io consiglio sempre di consegnare allo spedizioniere una letterina in cui si dice più o meno:

Io, Importatore srl, dichiaro che il prodotto X dovrebbe rispondere alla direttiva comunitaria Y e mi è stato garantito che rispetta le norme Z. Prima di utilizzarlo, venderlo o cederlo a terzi ad uso gratuito o a pagamento andrò a controllarlo e se non passa il controllo andrò a eliminarlo.

Questa semplice letterina ti tutela molto. Tu infatti non puoi andare in Cina, anche perché i voli sono mezzi bloccati e le frontiere sono spesso chiuse in questo periodo di Covid. Tu compri tramite mail e telefono, garantendo una fiducia spropositata rispetto alle responsabilità civili e penali che ti assumi. Per questo motivo devi fare la letterina, ma sempre per questo motivo devi capire a monte cosa stai comprando e a chi lo destini.

Avere in mente la destinazione d’uso è infatti molto utile per scegliere la normativa giusta a cui fare riferimento. Adesso ti spiego perché.

Comprendere la destinazione d’uso

Sapere la destinazione d’uso del tuo prodotto è fondamentale per avere le carte in regola e passare i controlli in dogana. Lascia che ti racconti dei casi reali con cui ho avuto a che fare per comprendere meglio questo concetto.

Io ricevo una valanga di telefonate da importatori che vogliono portare in Italia dispositivi medici per i centri estetici. Già da questa frase dovresti capire che c’è un problema, una dissonanza. Un dispositivo medico non dovrebbe essere usato da un medico?

In realtà siamo in un’area grigia. Prendiamo come esempio i macchinari col laser usati nei centri estetici per l’epilazione. Sono dispositivi medici o no? La normativa dice che sono dispositivi medici tutti quelli che hanno come scopo “la cura della persona”.

Per anni c’è stato un mito secondo cui la distinzione tra dispositivi medici e altri dispositivi stava nella potenza elettrica. Se però si prende la norma alla lettera, il macchinario laser è un dispositivo medico. In quanto tale ha bisogno di un rappresentante autorizzato con sede all’interno dell’Unione Europea per garantire la massima sicurezza. Tutto questo però non lo sa il fornitore cinese, o meglio, lui non ne risponde. Ne risponde l’importatore.

Anche con le mascherine contro il Covid è successo di tutto. Le persone importavano mascherine senza controllare che avessero la giusta certificazione, si fidavano del fatto che ci fosse un certificato di compliance di un ente europeo, che però di per sé non significa nulla. Risultato? Tantissime mascherine sequestrate e bruciate e moltissimi importatori nei guai.

Per essere chiari, come funziona con le mascherine? Dipende. Le mascherine chirurgiche sono considerate dispositivi medici e devono rispettare la norma UNI EN ISO 14683. Quindi devono avere una dichiarazione di conformità CE del fabbricante (che non può fare l’importatore) e devono avere un rappresentante autorizzato in Europa che custodisca il fascicolo tecnico e tutte le carte.

Tra rappresentante autorizzato e fabbricante cinese ci deve essere un contratto scritto. Quindi, di fatto, un carico di mascherine chirurgiche dovrebbe avere:

• Una dichiarazione di conformità CE del fabbricante
• Un test report con riferimento alla norma 14683
• L’indicazione della nomina del rappresentante autorizzato
• Un’etichetta conforme alla normativa sui dispositivi medici

Le mascherine FFP2, invece, seguono un altro percorso. Le FFP2 non risultano come dispositivi medici, ma come dispositivi di protezione individuale (DPI). In questo caso la dichiarazione di conformità CE la può fare anche l’importatore.

Il fabbricante deve comunque far validare il prodotto tramite test di un ente notificato o di un laboratorio accreditato, che controlla anche il fascicolo tecnico. Questa validazione è visibile fisicamente perché accanto al marchio CE vengono aggiunti 4 numerini che sono i riferimenti dell’ente.

Insomma, da questi esempi dovresti aver compreso qual è il punto. Quando compri un prodotto extra UE devi sapere bene che cosa ne farai. Lo deve usare un privato, un’azienda o una partita iva? Lo venderai in un negozio, tramite rivenditori che vendono alle partite iva, porta a porta, alla tua rete di clienti?

Le risposte a queste domande cambiano la sostanza del tuo acquisto. Queste cose devi saperle prima, anche perché vanno a costituire il fascicolo tecnico del prodotto.

Sulla base della destinazione d’uso puoi infatti ricostruire le norme, puoi comunicarle ai produttori cinesi e chiedere le giuste carte. Quando c’è di mezzo un trader che fa da filtro con il produttore questo è un passaggio ancora più importante, perché ti aiuta anche a scremare i produttori affidabili e quelli che è meglio lasciar perdere.

Naturalmente puoi chiedere l’invio di un campione – che a seconda dei casi può essere un unico oggetto o un singolo container. Però anche quel campione può essere controllato, perché quella dei controlli doganali è una lotteria.

Marcatura CE “a posteriori”

Un’altro metodo di tutela che è possibile applicare su alcune tipologie di prodotti è quello della marcatura CE “postuma” di cui si prende carico l’importatore.

Facciamo l’esempio dei macchinari industriali. Diciamo che tu stai importando un macchinario da extra UE. Ti devi far dare i test report, ovviamente. Ma magari ti arriva un macchinario con etichetta in cinese, software in cinese, manuale che è in inglese o forse in italiano, sì, ma nell’italiano di Google Traduttore…

Una roba del genere non passerà mai i controlli doganali. Cosa puoi fare, quindi? Appellarti all’articolo 3 della Direttiva Macchine e dire che tu il macchinario lo importi e lo marcherai CE solo dopo averlo controllato. In pratica tu sdogani il macchinario ma senza immetterlo sul mercato – dove per “immissione sul mercato” si intende vendita o cessione ad altri, anche gratuita.

Ti porti il macchinario in magazzino, fai le verifiche, se non è a posto lo sistemi, crei il fascicolo tecnico e il manuale in italiano. Solo a quel punto lo marchi CE, fai la dichiarazione di conformità e la data in cui lo marchi fa fede come immissione sul mercato.

Per dichiarare tutto questo in dogana puoi partire dal template della letterina che abbiamo visto prima, citando le norme a cui fa riferimento il prodotto e la documentazione che ti hanno consegnato. Mi raccomando, specifica che controllerai il prodotto e lo marcherai CE prima di venderlo a pagamento o cederlo in forma gratuita – anche donare una macchina pericolosa non è permesso.

A dirla proprio tutta, non è sicuro che questa letterina basti a convincere la dogana. Potrebbe comunque partire una segnalazione al MISE, il quale poi ti autorizza a conservare la macchina in magazzino con divieto d’uso. Una volta sistemata la macchina ti metti in contatto con l’ufficio doganale. Loro ti chiedono fascicolo tecnico, dichiarazione di conformità, manuale e targhetta. Di solito basta questo, non escono nemmeno a controllare e ti tolgono il vincolo sul divieto d’uso.

Leggi anche: Cosa devo fare per importare un macchinario dalla Cina?

Direttiva macchine e importazione

Vorrei ora affrontare due aspetti specifici dell’importazione dei macchinari su cui mi vengono fatte spesso delle domande.

Importare macchine costruite prima del 1996

Nella Direttiva Macchine c’è un allegato, l’allegato V, che specifica i comportamenti particolari da tenere per le macchine costruite prima del 1996 e già in uso. L’allegato V fa però riferimento ai macchinari già presenti nel mercato europeo. Quando compri una macchina fuori dall’Europa, a prescindere dall’anno di costruzione e messa in servizio, la macchina viene considerata “nuova” perché viene immessa per la prima volta nel mercato comunitario quindi segue le stesse regole dei macchinari nuovi.

Importare macchine pericolose (allegato 4 Direttiva Macchine)

L’allegato 4 della Direttiva Macchine contiene un elenco di macchinari considerati particolarmente pericolosi. Se devi importarne uno ci sono due strade da seguire:

1. La dichiarazione di conformità CE deve essere validata da un ente notificato
2. Il costruttore deve dimostrare di aver rispettato le norme tecniche di tipo C specifiche per quella macchina, quindi ci sarà un test report firmato da un ente accreditato che dimostra la conformità a quelle norme. In questo caso il test report viene allegato alla dichiarazione di conformità, sulla targhetta deve essere riportata la norma di tipo C e va presentato anche il certificato dell’ente.

Riassumendo…

Per importare senza avere casini con i controlli devi per prima cosa conoscere il prodotto e capirne la destinazione d’uso.

Sulla base della destinazione d’uso puoi individuare la normativa di riferimento e chiedere i test report adeguati.

Io consiglio sempre di farti aiutare da un consulente specializzato, ma se non lo fai puoi cercare di capire quali sono le normative giuste mettendo a confronto i test report di diversi fornitori. Mettendoli a paragone puoi scoprire quali sono le norme tecniche che quel prodotto dovrebbe rispettare.

Diciamo dunque che hai individuato la normativa giusta. Potrebbe essere la Direttiva Macchine, quella dei prodotti medicali, quella sui prodotti da costruzione o sul rischio elettrico. Vai a leggerla. Nella norma si specifica, tra le altre cose, il contenuto obbligatorio dell’etichetta che accompagna il prodotto. Controlla quindi che l’etichetta del produttore sia conforme alle regole.

[Fai attenzione alle diciture esatte. Se parliamo di prodotti che richiedono la certificazione CE deve esserci scritto “dichiarazione di conformità”. Se c’è scritto “certificato di conformità” o “certificate of compliance” il prodotto non passerà i controlli doganali]

Per passare tranquillamente dalla dogana il tuo prodotto deve essere accompagnato da:

• L’etichetta fatta come dice la normativa di riferimento (contenente anche i dati dell’importatore)
• La dichiarazione di conformità CE, se richiesta per quel tipo di prodotto
• Un packaging fatto bene, con scritte in italiano
• Il manuale in italiano o nella lingua del mercato di riferimento
• I test report con riferimento alla varie norme legate a quella tipologia di prodotto, da inserire nel fascicolo tecnico e fornire su richiesta della dogana

Se sai che la documentazione non è perfetta, meglio specificare che hai in mente di fare un controllo all’arrivo, in modo da tutelarti e farti anche apparire più serio.

Ci sono infine le normative di riferimento “base” che tornano utili per qualsiasi prodotto e a cui ti consiglio di dare un’occhiata:

1. Il regolamento europeo 765/2008, dove si spiegano i vari ruoli del processo di produzione e importazione e si esplicitano le responsabilità.
2. Il nuovo regolamento 2019/1020, che ha esteso le responsabilità anche alle piattaforme online che fanno da mediatori (es. Ali Express, per capirsi) e ha specificato le responsabilità anche dei fornitori di servizi di logistica.