Importazione di prodotti Extra UE: norme, certificazioni e sfide per assicurare la conformità

Sono moltissimi i commercianti che importano prodotti da paesi al di fuori dell’Unione Europea e poi rivendono tali prodotti all’interno dell’UE.

Questi importatori sono in grado di individuare prodotti di qualità a prezzi competitivi, adatti alle caratteristiche del mercato europeo. Tuttavia spesso succede che trascurino le norme specifiche relative a tali prodotti, rischiando di importare merce non conforme alle regolamentazioni europee.

Di frequente, infatti, gli importatori si affidano eccessivamente ai produttori cinesi, americani, australiani e così via, rischiando di prendere dei gran granchi. 

Qual è allora la prima strategia che un importatore può adottare per filtrare i fornitori non affidabili al di fuori dell’Europa? Facile: chiedere il Test Report.

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Cos’è e a cosa serve il Test Report

Il Test Report è un documento PDF di 20-30 pagine che attesta che un determinato prodotto è stato sottoposto a test di conformità, ad esempio alle normative 60204, 60335 o altre.

I produttori cinesi che vendono abitualmente in Europa o negli Stati Uniti hanno già tali test a disposizione, perché sanno che senza questi documenti non possono esportare. 

Questi test vengono condotti presso laboratori cinesi accreditati dal CNAS (l’Accredia cinese) e sono validi anche in Europa. Tuttavia ci sono alcune accortezze da tenere in considerazione.

In primo luogo  i test potrebbero essere contraffatti: banalmente il produttore fa un “copia-incolla”. Ma succede anche che i test vengano eseguiti su un campione leggermente diverso dal prodotto effettivamente spedito. Oppure potrebbe capitare che il test sia datato e non tenga conto delle norme attuali. 

Come affrontare allora questa situazione? Eh, questo è il dilemma. 

Io naturalmente non sono un importatore ma conosco le normative e le procedure di controllo documentale. Posso dirti quindi che da luglio 2021, otto mesi fa, è stato introdotto un nuovo regolamento relativo al controllo dei prodotti in dogana.

Sto parlando del Regolamento 2019/1020, che di fatto conferisce alle dogane il potere di bloccare un prodotto se la documentazione associata non li convince pienamente. In tal caso la dogana segnala il prodotto al Ministero dello Sviluppo Economico e se ne lava le mani. Il prodotto rimane fermo in dogana per circa un mese, in attesa di una risposta dal MISE, mentre l’importatore in attesa si deve far carico delle spese relative al container e al fermo doganale.

Regolamento 2019/1020: cause frequenti dei blocchi alla dogana

Ma cosa cambia esattamente con il Regolamento 2019/1020? Quali sono le cause che generano maggiori blocchi di prodotti? Te ne elenco alcune:

1. Scritte in lingua cinese. Se l’ispettore doganale, magari già dubbioso sulla documentazione, vede delle scritte in cinese sul prodotto potrebbe dire: “Sai che c’è? Io questo lo segnalo al MISE e poi vediamo”. In tal caso, l’importatore è costretto ad attendere e pagare il fermo doganale.
2. Errori nella documentazione. Ti porto un esempio recente: ad un cliente hanno fermato in dogana una scala a tre gradini, di quelle che si utilizzano a casa per mettere le cose nelle mensole più alte.  Il prodotto aveva il marchio CE, ma questo tipo di scala non richiede il marchio CE, deve invece essere conforme alla norma tecnica EN 131.
   
   Il produttore cinese avrebbe quindi dovuto emettere una dichiarazione di conformità alla direttiva sulla sicurezza generale dei prodotti 2001/95, indicando la norma tecnica EN 131. Inoltre avrebbe dovuto allegare il Test Report (che, in questo caso, era fatto da un ente serio) e mettere una targhetta sulla scala come previsto dalla norma tecnica, specificando i limiti del prodotto.  Le dogane invece hanno riscontrato l’assenza della targhetta e hanno segnalato il problema al MISE. 

È importante sottolineare quindi che il blocco doganale non implica necessariamente un prodotto difettoso o di cattiva qualità, più spesso evidenzia un’ irregolarità documentale. Qui però è l’importatore che gioca il ruolo principale: sei tu che devi sapere a che normativa rispondono le scale e far correggere al produttore cinese la documentazione!

Responsabilità e rischi per l’importatore

Nella catena di produzione l’importatore infatti gioca un ruolo cruciale. Da una parte, c’è il costruttore del prodotto e, dall’altra, c’è colui che acquista il prodotto al di fuori dell’Unione Europea e lo porta in Europa, in particolare in Italia. L’importatore assume tutte le responsabilità del produttore, nessuna esclusa. Sebbene il suo nome non sia riportato sulla marcatura CE, è lui che ne è responsabile. 

Ma cosa succede concretamente in caso di controlli in dogana?

Immagina una situazione in cui arriva dalla Cina una spedizione di merce non conforme, che potrebbe non essere conforme per vari motivi. All’arrivo in Europa, le dogane selezionano casualmente un container per un controllo. 

Si inizia con una verifica documentale, richiedendo al trasportatore tutta la documentazione correlata al container. È importante notare che il controllo non coinvolge direttamente l’importatore, ma solo il trasportatore. L’importatore potrebbe non essere nemmeno a conoscenza di questo controllo iniziale, a meno che il trasportatore gentilmente lo informi. 

Durante il controllo documentale, le dogane potrebbero richiedere la prova della conformità CE per i prodotti in questione. La dichiarazione di conformità CE potrebbe essere firmata dai produttori cinesi o dall’importatore stesso. 

Tuttavia, va sottolineato che non tutti i prodotti possono essere contrassegnati CE dall’importatore: ad esempio i dispositivi medici non possono avere la firma sulla marcatura CE da parte dell’importatore. Per tali prodotti è necessaria una dichiarazione di conformità cinese e un rappresentante autorizzato all’interno dell’UE.

Questo controllo documentale si basa dunque sulle regole specifiche di ciascun prodotto. Se la documentazione non convince le dogane, viene effettuato un controllo fisico sulla merce. Parliamo di ispezioni dettagliate del prodotto, fotografie e segnalazioni al Ministero dello Sviluppo Economico (Mise).

Cosa potrebbe accadere se si sospetta una non conformità? È possibile che venga richiesto all’importatore di immagazzinare la merce in attesa di risolvere il problema.

Se si tratta di una macchina industriale enorme, ad esempio, può venir chiesto all’importatore di metterla temporaneamente in magazzino (con conseguenti costi e problemi di spazio occupato). In alcuni casi, se la merce non può essere “sanata”, le dogane potrebbero decidere di rispedirla indietro o di distruggerla, a spese dell’importatore.

È importante sottolineare che le dogane non distruggono un prodotto così, al volo. Prima eseguono test e verifiche per valutare la conformità del prodotto alle normative. Questi test sono condotti da laboratori accreditati italiani convenzionati con le dogane. I costi dei test sono a carico dell’importatore.

In pratica, l’importatore si trova tra l’incudine e il martello: non solo la merce non arriva, ma deve anche sostenere spese per test e verifiche, spese su cui non ha alcun controllo. 

Si può sapere se un prodotto ha maggiore probabilità di essere controllato? No, perché le dogane procedono a campione e fanno delle “campagne” periodiche. Hanno un algoritmo che si chiama Serpico che decide quali prodotti controllare. Molti dei miei clienti, che non erano mai stati controllati, hanno scoperto come funzionano i controlli solo quando gli è capitato.

Come ci si protegge da tutto questo?

La soluzione sta nell’approccio preventivo. Prima di importare qualsiasi prodotto, è fondamentale conoscere le regole che lo riguardano (soprattutto in relazione alla destinazione d’utilizzo del prodotto).

Sulla base di queste informazioni si guida il fornitore cinese per ottenere la documentazione corretta e sottoporre i prodotti ai test necessari. Inoltre, è consigliabile fornire al trasportatore una dichiarazione che confermi l’intenzione dell’importatore di verificare e, se necessario, correggere il prodotto prima di metterlo in commercio. Una cosa con un messaggio di questo tipo:

Io importatore srl spa, dichiaro che il prodotto X dovrebbe seguire la normativa N/la direttiva comunitaria N/la Direttiva Macchine, mi è stato promesso che rispettava le norme X. Io prima di usarlo/di venderlo/di cederlo a terzi per uso gratuito o a pagamento lo controllo, e se non passa il controllo lo butto.

Questa dichiarazione offre una protezione fondamentale, considerando che spesso l’importatore non può andare fisicamente nel Paese d’origine a verificare i prodotti. 

Regole da conoscere per importare senza problemi

1) Il Regolamento Europeo 765/2008

Il Regolamento Europeo 765/2008 definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità delle diverse parti coinvolte nel processo di importazione. Questo regolamento stabilisce chi è il fabbricante, il distributore e l’importatore, delineando i compiti e gli obblighi di ciascuno. Ricordiamo che se sei un importatore da extra UE, i tuoi obblighi sono esattamente quelli del fabbricante.

2) Piattaforme Online (Regolamento 1020/2019)

Un aspetto importante introdotto dal Regolamento 1020/2019 è l’inclusione delle piattaforme online che operano con prodotti, come gli e-commerce e le attività di drop shipping. Quando importate acquistando da queste piattaforme, è fondamentale che tutti i prodotti rispettino le norme e i requisiti stabiliti dalle autorità europee. Il Regolamento 1020/2019 mira infatti a garantire che le piattaforme siano coinvolte attivamente nella sicurezza e nella conformità dei prodotti che transitano attraverso di esse.

3) Conformità dei Prodotti e Documentazione Richiesta (Regolamento 1020/2019)

Una volta giunti alla fase di importazione, è di vitale importanza che i prodotti rispettino le norme di sicurezza e di qualità stabilite. Assicurati di seguire queste linee guida:

• documentazione completa: la documentazione essenziale include la dichiarazione di conformità, il manuale d’uso e la targhetta sulla macchina. Questi documenti devono essere chiari e comprensibili alle autorità locali (quindi scritti in una lingua dell’UE);
• fascicolo Tecnico: è consigliabile disporre di un fascicolo tecnico che comprenda i Test Report relativi alle norme tecniche pertinenti per il vostro prodotto. Questo dimostra che il prodotto è stato sottoposto a rigorosi controlli e test di sicurezza;
• etichettatura adeguata: l’etichetta del prodotto deve rispettare le norme stabilite per la sua categoria. Controllate che l’etichetta riporti in modo corretto tutte le informazioni richieste, come la marcatura CE e i dati dell’importatore.

In caso di prodotti particolarmente pericolosi, come quelli elencati nell’Allegato 4 della Direttiva Macchine (allegato I del Regolamento Macchine), è necessario che la dichiarazione di conformità sia validata da un ente notificato o che il produttore dimostri la conformità attraverso Test Report da parte di un ente accreditato.

Leggi anche: Marcatura CE di un prodotto importato da extra UE.

Lavoro Preventivo e Selezione dei Fornitori

Come avrai capito, un passaggio cruciale per evitare problemi in dogana è scegliere fornitori affidabili. Ti consiglio quindi di ricercare e selezionate produttori che abbiano una storia di conformità alle norme europee o statunitensi, in base alla vostra area di interesse. Chiedere i Test Report a diversi produttori concorrenti, ad esempio, ti aiuta a comprendere le certificazioni e le norme tecniche specifiche per il prodotto che ti interessa.

In ogni caso se hai bisogno di una guida per essere certo di avere le carte in ordine, ti consiglio di coinvolgere un consulente.

Conclusioni

In definitiva, l’importazione di prodotti extra UE richiede una profonda conoscenza delle normative e delle procedure. La sicurezza dei prodotti, la presenza di documentazione completa e una pianificazione accurata sono essenziali per evitare complicazioni e assicurare il rispetto delle norme. Di base, per attraversare la dogana e non avere problemi, è essenziale che il tuo prodotto sia accompagnato da:

• etichetta conforme alle normative di riferimento, che includa anche i dati dell’importatore;
• dichiarazione di conformità CE, se richiesta per la tipologia di prodotto in questione;
• packaging accurato, con testi in lingua italiana;
• il manuale d’uso in italiano o nella lingua del mercato di destinazione;
• test report che facciano riferimento alle norme pertinenti per il tipo di prodotto, i quali saranno inclusi nel fascicolo tecnico e forniti su richiesta delle autorità doganali.

Nel caso in cui tu sappia che la documentazione non è perfettamente in linea con i requisiti, è prudente indicare che hai pianificato una verifica al momento dell’arrivo. Questo non solo ti offre una protezione aggiuntiva, ma dimostra anche il tuo impegno verso la conformità e una gestione responsabile della situazione.